Top 5 Einsatz­sze­na­rien für OneDrive for Business in Office 365

Micro­soft hat in letzter Zeit OneDrive for Business als Teil von Office 365 stark weiter­ent­wi­ckelt, auch die Integra­tion in Share­Point 2013 / 2016 ist als Teil einer Hybrid-Archi­tektur schnell einge­richtet. Die Erfah­rung der letzten Jahre zeigt:

Die richtige Nutzung von OneDrive for Business kann die Effizienz der Mitar­beiter und deutlich verbes­sern!

Vor Einfüh­rung von OneDrive for Business sollten jedoch die Einsatz­sze­na­rien, bzw. Nutzungs­schwer­punkte klar definiert werden, da sich je nach Einsatz­sze­nario verschie­dene Folge­maß­nahmen ergeben können. Je nach Ausgangs­si­tua­tion können einzelne Einsatz­sze­na­rien auch zeitlich versetzt einge­führt werden.

Voraus­set­zung für die Umset­zung einer oder mehrere Einsatz­sze­na­rien auf Basis OneDrive for Business ist jedoch eine techni­sche Bereit­stel­lung von OneDrive for Business als Teil von Office 365 im Unter­nehmen. Die dafür nötigen Schritte sind:

  • Bereit­stel­lung eines Office 365 Mandant mit ausrei­chender Lizen­sie­rung
  • Imple­men­tie­rung von Single Sign On (DirSync + ADFS) oder Same Sign On (DirSync + Passwor­d­Sync)
  • Integra­tion in Share­Point 2013 / Share­Point 2016
  • Compli­ance: Welche Daten dürfen in OneDrive for Business (nicht) abgelegt werden? Sind zusätz­liche Schutz­maß­nahmen nötig wie Data Loss Preven­tion (DLP) policies und Infor­ma­tion Rights Manage­ment (IRM)?

 

1.   Persön­liche Notizen mit OneNote — anywhere, anytime, any device

OneNote hat sich als Anwen­dung für unstruk­tu­rierte Notizen auf allen Platt­formen und Devices etabliert. Im modernen (Arbeits-)umfeld, in dem man schnell zwischen verschie­denen Kontexten (thema­tisch, kunden­spe­zi­fisch, privat/geschäftlich, etc.) wechseln muss ist es wichtig, Notizen schnell, effektiv, jeder­zeit (auch Offline), überall und nachvoll­ziehbar machen zu können. Die Anwen­dung OneNote bietet diese Funktion, aller­dings muss ein Notiz­buch existieren und generell zugreifbar sein. OneNote Notiz­bü­cher können mit den OneNote Anwen­dungen synchro­ni­siert werden, so dass diese Offline zur Verfü­gung stehen. Der Sync der OneNote Notiz­bü­cher ist auch ohne den OneDrive Sync Client möglich.

Mit OneDrive for Business erhält jeder Anwender automa­tisch ein OneNote Notiz­buch, welches mit der OneNote Anwen­dung auf dem Desktop-PC, dem Tablet oder dem Smart Phone zugreifbar ist (und natür­lich auch mit mittels WebBrowser). Der Anwender kann also mit quasi jedem Device zu jeder­zeit Notizen sammeln. Durch die Synchro­ni­sie­rung der OneNote Notiz­bü­cher im Hinter­grund stehen diese Notizen jeder­zeit und auf jedem Device zur Verfü­gung.

Neben dem Erfassen von Notizen im persön­li­chen Kontext ist natür­lich auch das Erfassen von Notizen in nicht-persön­li­chen Kontexten, wie z.B. im Rahmen von Projekten, Teams, Meetings, etc., wichtig und üblich. Notizen, die einen nicht-persön­li­chen Kontext haben sollten nicht in OneDrive for Business abgelegt werden, sondern zum Beispiel in einer Teamsite in Share­Point Online, bzw. einer Outlook Gruppe in Office 365.

Fazit: OneDrive for Business kann out-of-the-box genutzt werden, um dort persön­liche Notiz­bü­cher abzulegen und von überall darauf zuzugreifen.

 

2.   Farm-übergrei­fende Naviga­tion – Followed Sites

In Share­Point 2013 hat Micro­soft eine Follow-Funktion bereit­ge­stellt, d.h. der Anwender kann einzelnen Teamsites folgen. Über die Anzeige der Followed Sites kann der Anwender bequem zwischen diesen Teamsites navigieren. Diese Funktion wird häufig unter­schätzt – zu Unrecht! Micro­soft stellt damit erstmalig einen perso­na­li­sierten Lösungs­an­satz bereit, um Site Collec­tion übergrei­fend – und bei Hybrid-Konfi­gu­ra­tion auch farmüber­grei­fend — zwischen Teamsites zu navigieren. Gerade beim Zugriff auf Teamsites mit der neuen mobile Share­Point app (iOS), welche kürzlich released wurde (Your intranet in your pocket—the Share­Point mobile app for iOS is now avail­able), dient die Liste der gefolgten Teamsites als Einstiegs­punkt in die Teamsites und damit als zentrale Naviga­tion. Somit ist das eintippen von krypti­schen URL’s in der App nicht nötig. In den folgenden Screen­shots ist zu sehen, dass die Follow Sites liste im Browser und in der iOS Share­Point app die gleichen Einträge anzeigt. Es werden Einträge aus Share­Point Online und Share­Point 2013 / Share­Point 2016 On Premise angezeigt.

Fazit: Mit OneDrive for Business stellt Micro­soft eine perso­na­li­sierte Naviga­tion über Teamsites bereit — sowohl Site Collec­tion übergrei­fend, als auch farmüber­grei­fend!

 

3.   Informal colla­bo­ra­tion – Ad-Hoc colla­bo­ra­tion im Mitar­bei­ter­kon­text

Ein Allein­stel­lungs­merkmal von Share­Point Online und damit auch von OneDrive for Business ist die Möglich­keit, mit Personen außer­halb der Organi­sa­tion zusam­men­zu­ar­beiten. Der Umgang mit Personen außer­halb der eigenen Organi­sa­tion ist im Bereich Kommu­ni­ka­tion seit jeher bekannt. Email ist darauf ausge­legt, mit Personen auch außer­halb der eigenen Organi­sa­tion zu kommu­ni­zieren, mit Skype for Business Federa­tions geht das noch einen Schritt weiter. Im Bereich Colla­bo­ra­tion ist das Arbeiten mit Personen außer­halb der Organi­sa­tion technisch deutlich schwie­riger, da die Personen außer­halb der eigenen Organi­sa­tion irgendwie system­zu­griff auf Share­Point / Share­Point Online / OneDrive for Business benötigen (Stich­wort „Identity Manage­ment“). Auf Basis Emails ist keine Zusam­men­ar­beit möglich – maximal Datei­aus­tausch mit der damit verbun­denen Daten­du­pli­zie­rung.

OneDrive for Business ist quasi ein Best-Of aus dem Bereich Kommu­ni­ka­tion (organi­sa­ti­ons­über­grei­fend) und dem Bereich Colla­bo­ra­tion (zentraler Speicherort): Lesen & Editieren von Dokumenten ist auch für Personen außer­halb der Organi­sa­tion sehr einfach mit einer Identity eines vertrauten Identity Provi­ders (z.B. Office 365, Micro­soft Live), oder sogar anonym mittels Gast-Link möglich! Diese Arbeits­weise verdient zurecht die Bezeich­nung „Ad-Hoc colla­bo­ra­tion“!

Die Einfach­heit von OneDrive for Business birgt aber auch das Risiko, dass mehr und mehr unter­neh­mens­re­le­vante Daten im Mitar­bei­ter­kon­text außer­halb des Unter­neh­mens gespei­chert werden. Eine Sensi­bi­li­sie­rung der Anwender ist dringend zu empfehlen: Anwender müssen – wie im Bereich Commu­ni­ca­tion auch – unter­scheiden, ob Infor­ma­tionen unter­neh­mens­re­le­vant sind oder nicht. Unter­neh­mens­re­le­vante Daten gehören weder ausschließ­lich in ein OneDrive for Business, noch in eine persön­liche Mailbox!

In der Regel gilt analog zum klassi­schen Home-Laufwerk oder zur persön­li­chen Mailbox:

  • OneDrive for Business ist persön­li­cher Speicher­platz zur geschäft­li­chen (und ggf. zur privaten?) Nutzung.
  • Unter­neh­mens­re­le­vante Infor­ma­tionen gehören nicht in einen anwen­der­spe­zi­fi­schen Speicherort.

 

Eine sehr gute Alter­na­tive für Ad-Hoc Zusam­men­ar­beit außer­halb des Mitar­bei­ter­kon­textes bieten die sogenannten Office Groups. Eine Office Group beinhaltet eine Dokument­bi­blio­thek, welche Funkti­ons­gleich zu OneDrive for Business ist, aber nicht an den Lebens­zy­klus des Mitar­bei­ters im Unter­nehmen geknüpft ist.

Fazit: OneDrive for Business ermög­licht Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rung im Bereich Dokument­zu­sam­men­ar­beit mit Personen außer­halb der Organi­sa­tion, aber der Kontext ist entschei­dend: Persön­lich vs. Thema­tisch

 

4.   Zentrale und moderne Datei­ab­lage mit unend­li­cher Speicher­platz

Zentraler Speicher­platz in OneDrive for Business als Teil von Office 365 hat viele Vorteile:

  • Mitar­beiter können standard­mäßig mit jedem Device und von überall auf die Daten zugreifen, zudem steht pro Person — je nach Lizenztyp — unend­lich Speicher­platz in OneDrive for Business zur Verfü­gung, siehe OneDrive for Business update on storage plans and Next Genera­tion Sync Client.
  • Mitar­beiter können sehr einfach Dateien mit anderen Personen teilen – analog zu anderen File-Sharing Tools auf dem Markt. Forrester hat OneDrive for Business mit in die Kategorie der Markt­führer für Enter­prise File sync and share (EFSS) aufge­nommen, siehe OneDrive for Business recognized as an EFSS leader and conti­nues momentum with spring updates.
  • OneDrive for Business ist ausdrück­lich für die kommer­zi­elle Nutzung bestimmt – im Gegen­satz zum kosten­losen OneDrive, welches den Consumer-Markt adres­siert. Somit besteht keine Notwen­dig­keit, Consumer-Lösungen für Business Zwecke zu nutzen.
  • Daten in OneDrive for Business sind automa­tisch in die Search & Disco­very Lösungen von Micro­soft (Office Graph, Delve) einge­bunden, was einen schnellen Zugriff auf die Daten ermög­licht.

Unend­lich viel Speicher zu einem planbaren Preis in Verbin­dung mit hoher Funktio­na­lität in OneDrive for Business — da liegt es nahe, über die Verla­ge­rung bestehender persön­li­cher Datei­spei­cher­be­reiche im Unter­nehmen („U-Laufwerk“, „Home-Laufwerk“) nach Office 365 nachzu­denken. Die Einfüh­rung von OneDrive for Business als persön­li­cher Datei­spei­cherort und damit ggf. die Ablöse bestehender Home-Laufwerke samt Daten­mi­gra­tion sollte gut geplant werden. Folgende Krite­rien sind zu berück­sich­tigen:

  • Dezen­trale vs. Zentrale Daten­spei­che­rung: Home-Laufwerke liegen in der Regel auf lokalen/regionalen Speicher­me­dien und damit in der Regel dezen­tral. OneDrive for Business ist Teil von Office 365 und damit Teil eines Office 365 Mandant. Die Daten Office 365 Mandanten sind immer zentral. Ein Arbeiten direkt in OneDrive for Business kann sich daher negativ auf die Perfor­mance auswirken. Abhilfe schafft der OneDrive Sync Clients (siehe nächster Punkt).
  • Eine komplette Ablöse eines Datei­sys­tems durch OneDrive for Business ist technisch nicht möglich, da es einige Limitie­rungen gibt, siehe Restric­tions and limita­tions when you sync OneDrive for Business libra­ries through OneDrive for Business
  • In OneDrive for Business kann jeder Anwender selber Berech­ti­gungen vergeben und somit andere Personen – in und außer­halb der Organi­sa­tion – berech­tigen. In einem Home-Laufwerk können Freigaben – wenn überhaupt – nur inner­halb der Organi­sa­tion konfi­gu­riert werden. Werden Berech­ti­gungen in OneDrive for Business falsch oder zu ungenau vergeben, besteht das Risiko, dass diese Daten mittels Suche oder Disco­very-Funktionen wie Office Graph / Delve leicht zugreifbar sind.
  • Die Daten liegen außer­halb des eigenen Rechen­zen­trums und mögli­cher­weise in Kopie auf verschie­denen, ggf. nicht gemanagten Endge­räten.

Fazit: Im Kosten­ver­gleich ist OneDrive for Business im Vergleich zu On-Premise Speicher unschlagbar günstig. In der Gesamt­be­trach­tung sind aber neben den Kosten auch die die Auswir­kungen auf das Netzwerk und die Verträg­lich­keit mit Infor­ma­ti­ons­schutz­richt­li­nien zu betrachten. Gelingt dies, steht einer modernen Arbeits­weise nichts im Wege!

 

5.   Synchro­ni­sie­rung und Offline Funktio­na­lität

Neben dem Online-Zugriff auf Daten in OneDrive for Business ist es auf einigen Anwen­dungen auch möglich, Dateien auf das jewei­lige Device zu synchro­ni­sieren (Stich­wort: OneDrive Sync Client, NextGen Sync Client). Dateien, die auf das Gerät synchro­ni­siert sind, erhöhen die gefühlte Perfor­mance beim Öffnen und Speichern deutlich, da der Anwender quasi lokal arbeitet und der Download & Upload der Dokumente im Hinter­grund erfolgt. Zudem ist das Bearbeiten der Dokumente Offline möglich. Synchro­ni­siert wird bei „nächster Gelegen­heit“. Synchro­ni­sie­rungs­kon­flikte sind — wie bei jeder Offlinen­ut­zung — nicht ausge­schlossen. Aufgrund der einge­bauten Konflikt­er­ken­nung besteht aber keine Gefahr, dass Daten automa­tisch überschrieben werden. Es gilt wie seit jeher in Share­Point: Konflikt­er­ken­nung durch Share­Point, Konflikt­be­hand­lung durch den Anwender.

Bei allen Vorteilen der Synchro­ni­sie­rung von Dateien ist aber auch zu bedenken, dass es sich um eine bidirek­tio­nale Synchro­ni­sie­rung handelt. Löscht der Anwender Dateien aus einem synchro­ni­sierten Ordner, so werden die Dateien auch in OneDrive for Business gelöscht. Gelöschte Elemente in OneDrive for Business lassen sich aller­dings über den Papier­korb einfach wieder­her­stellen.

Zwei Aspekte sind zu beachten:

  • Die synchro­ni­sierten Dateien auf dem jewei­ligen Device benötigen Speicher­platz und echte Offline Funktion erreicht m an nur, wenn die Daten auch physisch auf das Device synchro­ni­siert werden und nicht in ein zentral gespei­chertes (roaming) Benut­zer­profil. Was wohl passiert, wen unend­lich viele Daten auf ein lokales Device mit begrenztem Speicher­platz synchro­ni­siert wird? Mit dem OneDrive for Business Next Genera­tion Sync Client ist ein selek­tiver Sync einzelner Ordner möglich.
  • Jeder Synchro­ni­sie­rung benötigt Bandbreite, sowohl für eine initiale Synchro­ni­sie­rung, aber auch für die Synchro­ni­sie­rung von Änderungen. Bei unzurei­chender Bandbreite können Synchro­ni­sie­rungs­kon­flikte zunehmen. Auch Queref­fekte auf andere Systeme sind nicht ausge­schlossen, falls die Synchro­ni­sie­rung die Leitungen dicht­macht.
    Die Limits für Upload- und Download lassen sich aber (vor-) konfi­gu­rieren:

Fazit: Der Sync Client für OneDrive for Business setzt eine Kapazi­täts­pla­nung der Netzwerk­band­breite voraus. Nur mit ausrei­chend Bandbreite ist ein Mehrwert gegeben.

So, das war meine persön­liche Sicht auf die Top 5 Use Cases für OneDrive for Business.

Joachim von Seyde­witz

Solution Archi­tect

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