Micro­soft Viva – Module Teil 1: Connec­tions und Insights

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Die Employee Experi­ence Platt­form (EXP) Micro­soft Viva bietet Tools und Funktionen für alles, was die Mitar­beiter im tägli­chen Arbeits­leben brauchen. Das Modul Viva Connec­tions verein­facht die Kommu­ni­ka­tion und Zusam­men­ar­beit, das Modul Viva Insights soll Mitar­bei­tern dabei helfen, sich besser zu organi­sieren sowie die passende Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden. 

Motivierte und zufrie­dene Mitar­beiter sind ein wichtiger Erfolgs­faktor für Unter­nehmen. Ziel ist eine positive Employee Experi­ence (EX). EX beschreibt die Sicht des Mitar­bei­ters auf das Unter­nehmen und umfasst alle Erfah­rungen, die ein Mitar­beiter in Verbin­dung mit seinem Arbeit­geber sammelt – vom ersten Kontakt über Bewer­bung, Anstel­lung und Weiter­ent­wick­lung bis hin zum Verlassen des Unter­neh­mens. Ziel von EX ist es, das Arbeits­um­feld so zu gestalten, dass die Mitar­beiter sich wohl fühlen, effizient zusam­men­ar­beiten und jeder­zeit auf relevante Inhalte und Dienste zugreifen können. Basis dafür sind Employee Experi­ence Platt­formen (EXP) wie Micro­soft Viva.

Micro­soft Viva ist Teil von Micro­soft 365 sowie Micro­soft Teams. Die Desktop-Version ist seit Ende März verfügbar, die mobile Variante soll im Sommer folgen. Micro­soft ordnet die Funktionen auf seiner Viva-Platt­form in die Katego­rien Arbeit/Engagement, Wohlbe­finden, Lernen und Wissen. Dementspre­chend stehen vier Module zur Verfü­gung: Viva Connec­tions, Viva Insights, Viva Topics und Viva Learning. In diesem Blogbei­trag befassen wir uns mit den Modulen Viva Connec­tions und Viva Insights, die beiden Module Viva Topics und Viva Learning folgen in einem weiteren Blogbeitrag.

Micro­soft Viva Connections

Wie wichtig Kommu­ni­ka­tion in Zeiten von Corona für das Wir-Gefühl im Unter­nehmen ist, zeigt der erste jährliche Work Trend Index von Micro­soft von April 2021. Basis dafür sind eine Umfrage unter 30.000 Führungs­kräften und Beschäf­tigten aus 31 Ländern, Einblicke von Experten sowie die Auswer­tung anony­mi­sierter Trends aus Micro­soft 365 und LinkedIn. Dem Work Trend Index zufolge gaben 60 Prozent der Befragten an, sich nach der Umstel­lung auf Homeof­fice im Zuge der Corona-Pandemie weniger mit ihrem Team verbunden zu fühlen. Es ist tatsäch­lich eine Heraus­for­de­rung, die persön­li­chen Begeg­nungen im Büro, Ausflüge und andere Veran­stal­tungen im virtu­ellen Raum zu ersetzen.

Viva Connec­tions soll hier Abhilfe schaffen. Das Tool wird über Teams aufge­rufen und soll als zentraler Einstiegs­punkt für die Einbin­dung von Mitar­bei­tern sowie als Drehscheibe für die interne Kommu­ni­ka­tion in den Unter­nehmen dienen. Micro­soft bezeichnet Viva Connec­tions als Tor zum digitalen Arbeits­platz. Führungs­kräfte und Mitar­beiter können sich beispiels­weise in virtu­ellen Bespre­chungs­räumen treffen und mitein­ander vernetzen. Zudem ist es möglich, Commu­nities beizu­treten und mit deren Mitglie­dern zu interagieren.

Kommu­ni­ka­ti­ons­zen­trale: Micro­soft Viva Connec­tions bildet laut Micro­soft das Tor zum digitalen Arbeits­platz (Quelle: Microsoft)

Viva Connec­tions baut auf Micro­soft-365-Funktionen wie Share­Point auf. Mitar­beiter finden dort in einer Art Intranet eine zentrale Anlauf­stelle etwa für Unter­neh­mens­nach­richten, Firmen-Richt­li­nien, Formu­lare etwa für Urlaubs­an­träge oder die Anfor­de­rung von IT-Support. Sie können ihre Einstiegs­seite oder ihr Dashboard mit Power Apps oder Lösungen von Dritt­an­bie­tern perso­na­li­sieren und ihre Inhalte, Apps und Nachrichten dort ordnen. Damit sollen die Mitar­beiter Ressourcen leichter finden und den Überblick behalten.

Micro­soft Viva Insights 

Micro­soft Viva Insights soll Mitar­bei­tern mit Hilfe von daten­ge­stützten Erkennt­nissen und Empfeh­lungen dabei helfen, die passende Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden, sich besser zu organi­sieren und auf ihr Wohlbe­finden zu achten. Denn auch hier fordert die Corona-Pandemie ihren Tribut.

Dem bereits erwähnten Work Trend Index von Micro­soft zufolge sieht es mit der Work-Life-Balance der Mitar­beiter nicht gut aus. 54 Prozent der Beschäf­tigten weltweit fühlen sich überar­beitet, 39 Prozent erschöpft. In Deutsch­land sind es mit 55 bezie­hungs­weise 42 Prozent sogar noch mehr. Ähnliche Ergeb­nisse zeigte eine Qualtrics-Studie zur psychi­schen Gesund­heit. Demnach meldeten fast 70 Prozent der Mitar­beiter als Folge von Corona eine höhere Stress­be­las­tung, und bei mehr als 40 Prozent verschlech­terte sich die psychi­sche Gesundheit.

Selbst­für­sorge: Mitar­beiter sollen mit Hilfe von Micro­soft Viva Insights die passende Balance zwischen Arbeit und Freizeit finden. (Quelle: Microsoft)

Viva Insights soll die Mitar­beiter mit daten­ge­stützten Erkennt­nissen und Empfeh­lungen dabei unter­stützen, sich nicht zu überlasten sowie Zeiten für regel­mä­ßige Pausen, konzen­triertes Arbeiten und Lernen einzu­planen. Zu den Empfeh­lungen können etwa das Abschalten von Benach­rich­ti­gungen gehören, Zeitli­mits im Kalender zu setzen oder Priori­täten so festzu­legen, dass sich die Mitar­beiter auf das Wesent­liche konzen­trieren. Auch Check­listen und Übungen zur Selbst­re­fle­xion am Ende des Arbeits­tages sind geplant. Micro­soft betont, dass diese persön­li­chen Einblicke nicht für andere Personen einsehbar sind, auch nicht für Führungskräfte.

Darüber hinaus ermög­licht Viva Insights Führungs­kräften, Entwick­lungen auf der Team- und Organi­sa­ti­ons­ebene sowie Zusam­men­hänge in Arbeits­mus­tern zu erkennen und bessere Arbeits­be­din­gungen zu schaffen. Diese werden aus aggre­gierten und anony­mi­sierten Daten gewonnen, um die Privat­sphäre der Mitar­beiter zu schützen und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu ermög­li­chen. Ein Dashboard für Micro­soft Viva- und LinkedIn-Glint-Kunden verknüpft Erkennt­nisse über die Arbeits­weise der Mitar­beiter mit Daten aus Mitar­bei­ter­um­fragen zur Stimmung der Mitar­beiter. Firmen können zudem Daten von externen Tools wie Zoom, Workday und SAP Success­Fac­tors nutzen.

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