MS Teams Grundschulen

Anlei­tung / Tutorial — Micro­soft Teams in der Schule

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Durch COVID 19 / Corona ist ein hoher Bedarf an Remote-Learning Lösungen entstanden. Micro­soft Teams ist eine davon. Einige Bundes­länder, wie zum Beispiel Bayern, setzen stark auf die Micro­soft Techno­logie und die Stadt München stellt Micro­soft Teams den Schulen sogar als fertigen Dienst zur Verfügung.

In diesen Blogbei­trag möchten wir auf die wichtigsten Einstel­lungs­mög­lich­keiten in Micro­soft Office 365 / Micro­soft Teams eingehen, die bei der Nutzung von Office 365 für den Bildungs­be­reich an Schulen und Grund­schulen inter­es­sant sind. Die Anlei­tung ist als Schnell­start für Adminis­tra­toren gedacht.

Auch wenn Micro­soft Teams als Anwen­dung sehr einfach gehalten ist, steht dahinter eine komplette, Cloud-basierte IT-Infra­struktur. Auf der gleichen Infra­struktur arbeiten kleine und große Konzerne, die in der Regel eigene IT-Abtei­lungen haben, die sich mit allen Aspekten von Micro­soft Office 365 und der darunter liegenden Azure Cloud beschäftigen.

Wir beschränken uns bewusst nur auf die techni­sche Konfi­gu­ra­tion des Office 365 Mandanten, wobei einige Einstel­lungen im darunter liegenden Azure Active Direc­tory einzu­stellen sind.

Folgende Aspekte werden in diesem Beitrag nicht behan­delt, da es dafür zum Teil sehr unter­schied­liche Grund­lagen, Ansichten, Ansätze gibt:

  • Anlage­pro­zess des Office 365 Mandant für den Bildungsbereich
  • Multi-Mandan­ten­an­sätze
  • vertrag­liche Regelungen zwischen Bildungs­ein­rich­tung und Micro­soft / Distributor
  • Erwerb der Office 365 A1 Lizenzen für Schüler und Lehrkräfte
  • Verknüpfen des Office 365 Mandanten mit einer bestehenden Domain
  • Konkrete Daten­schutz­an­for­de­rungen
  • Daten­schutz­er­klä­rung für die Anwender / Eltern zur Nutzung von Office 365

 

Wichtig: Micro­soft Office 365 für den Bildungs­be­reich kann mit der kosten­losen A1 Lizenz ohne finan­zi­elle Hürden unkom­pli­ziert einge­kauft werden. Aufgrund vieler Vorein­stel­lungen ist es mit wenigen Klicks möglich, Micro­soft Teams zu nutzen und eine Online­kon­fe­renz zu starten oder einen Teams Arbeits­raum anzulegen und Personen zu berechtigen.

Gerade durch die Vorein­stel­lungen entstehen aber auch Risiken, deren Auswir­kung sich Schulen oft nicht bewusst sind. Auf einige dieser Einstel­lungen möchten wir hier eingehen. Es ist ratsam, diese regel­mäßig zu prüfen, da diese Einstel­lungen je nach Anlage­zeit­punkt des Mandanten unter­schied­lich sein können, bzw. auch nach Vorankün­di­gung durch Micro­soft gelegent­lich geändert werden.

 

Die techni­sche Adminis­tra­tion erfor­dert gute Kenntnis von Office 365 und den darunter liegenden Azure Cloud-Diensten von Micro­soft. Im Zweifel sollte auf entspre­chend geschulte und zerti­fi­zierte Berater und Adminis­tra­toren zurück­ge­griffen werden.

Hinweis: Dieser Blogbei­trag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

1. Einsatz­zweck definieren

Vor Einfüh­rung von Micro­soft Office 365 für den Bildungs­be­reich ist zu klären, wie Office 365 genutzt werden soll. Es gibt verschie­dene Möglichkeiten:

  • Nutzung nur für Online Meetings und chatba­sierte Kommu­ni­ka­tion. Grund­schüler können das recht schnell selbst nutzen.
  • Nutzung zusätz­lich für Datei­aus­tausch und Zusam­men­ar­beit – für Grund­schüler ohne Unter­stüt­zung der Eltern zu komplex, besser geeignet für weiter­füh­rende Schulen.

Auf die Konfi­gu­ra­tion von Office 365 als Komplett­lö­sung für die Schul­ver­wal­tung und die Lehrkräfte mit Mailbox und Office Anwen­dungen gehe ich hier nicht ein.

2. Anlage der Benutzerkonten

Um sich an Micro­soft Teams, bzw. Office 365 anmelden zu können benötigt jede Lehrkraft und jede Schülerin, bzw. jeder Schüler ein persön­li­ches Benutzerkonto.

Wichtig ist, dass die Benut­zer­konten in Office 365 angelegt werden. Dazu gibt es verschie­dene Ansätze wie z.B.:

  • Kopplung mit einem bestehenden Active Direc­tory – sinnvoll für Schulen, die über eine derar­tige Infra­struktur verfügen
  • Manuelle Anlage der Benut­zer­konten direkt in Office 365 – der Ansatz ist aufwändig und fehleranfällig
  • Nutzung anderer Sync-Lösungen wie dem School Data Sync von Micro­soft (ein Dienst, um Benutzer, Gruppen und Team Arbeits­räume anhand von Quell­in­for­ma­tionen aus CSV Dateien oder anderen Quell­sys­temen zu erstellen)
  • Import von Benut­zer­in­for­ma­tionen über CSV ins Office 365

 

In diesem Blogbei­trag nutze ich exempla­risch den CSV Import. Die Vorbe­rei­tung der CSV Datei mit den Benut­zer­in­for­ma­tionen für den Import erfor­dert Sorgfalt und Zeit, ist aber auch für nicht IT-Fachleute machbar:

Microsoft Teams_Vorbereitung CSV Datei

Eine CSV Beispiel­datei steht zur Verfügung:

Microsoft Teams_Beispieldatei CSV

Bzgl. der Lizenzen ist es ratsam, diese nicht direkt auf Benut­zer­ebene zuzuweisen, sondern diese über eine Gruppe zuzuweisen. Über die Gruppe kann dann sehr einfach definiert werden, welche Dienste den Gruppen­mit­glie­dern bereit­ge­stellt werden:

Microsoft Teams_Gruppenlizenzen

Nach dem Import steht eine weitere CSV zum Download bereit. Diese CSV enthält die Benut­zer­namen und Initi­al­kenn­wörter. Das Kennwort muss beim ersten Einloggen durch den Anwender geändert werden.

Wichtig: Bei Benut­zer­an­lage über diesen Standard CSV Benut­zer­im­port werden keine Infor­ma­tionen bzgl. Alter und Zustim­mung bei Minder­jäh­rig­keit gesetzt. Falls das eine Anfor­de­rung ist, so kann das über die Azure Active Direc­tory Benut­zer­ver­wal­tung manuell durch­ge­führt werden.

Microsoft Teams_Zustimmung Minderjährige

Alter­nativ kann auf den oben angespro­chenen School Data Sync zurück­ge­griffen werden, der die Infor­ma­tionen Minder­jäh­rige und Zustim­mung automa­tisch im Anlage­pro­zess setzen kann:

Microsoft Teams_Zustimmung Minderjähriger School Data Sync

3. Anlage von Gruppen

Über Gruppen können sowohl Lizenzen (und damit Funktio­na­li­täten) bereit­ge­stellt, als auch Funktionen über Richt­li­nien einge­schränkt werden.

Lizenz Zuwei­sung und Richt­li­ni­en­zu­wei­sung sind auch auf Benut­zer­level möglich; aus adminis­tra­tiven Aspekten ist die Zuwei­sung über Gruppen vorzu­ziehen. Im weiteren Verlauf verweise ich auf diesen beiden Gruppen:

Microsoft Teams_Lizenzzuweisung

Der Gruppen­ba­sierte Ansatz ist erwei­terbar und anpassbar. Die Gruppen werden als Sicher­heits­gruppen in Office 365 angelegt:

Microsoft Teams_Gruppentyp
Microsoft Teams_Aktive Gruppen

Einmalig sind den Gruppen die entspre­chenden Mitglieder zuzuweisen.

  • Die Gruppe Lehrkräfte soll alle Lehrkräfte beinhalten.
  • Die Gruppe Schüler soll alle Schüle­rInnen enthalten.

4. Benut­zer­ein­stel­lungen

Die Vorein­stel­lungen sind durch Micro­soft wenig restriktiv. Gerade im Schul­ein­satz ist zu empfehlen, einige Vorein­stel­lungen zu prüfen und ggf. zu ändern.

Die Benut­zer­vor­ein­stel­lungen lassen sich über diesen Direkt­link anpassen.

Microsoft Teams_Microsoft Azure Benutzereinstellungen

5. Gruppen­ein­stel­lungen

In den Vorein­stel­lungen ist jedem die Erstel­lung von Gruppen gestattet. Dies ist im Schul­um­feld nicht sinnvoll und sollte geändert werden:

Hilfe dazu findet man auch unter diesem Link.

Microsoft Teams_Gruppeneinstellungen

6. Apps und Dienste im Besitz des Benutzers

Standard­mäßig haben Anwender Zugriff auf den Micro­soft Office Store und können auch Testver­sionen aktivieren. Beides erfor­dert fortge­schrit­tenes Verständnis der Funkti­ons­weise, daher ist eine Deakti­vie­rung dieser Funktionen anzuraten:

Microsoft Teams_Zugriff MS Office Store

7. Bing

Standard­mäßig werden die Inhalte in Office 365 durch die Bing Suche im Unter­neh­mens­kon­text erfasst. Dies ist für die Nutzung von Office 365 mit Schwer­punkt Micro­soft Teams Online­mee­tings & Unter­hal­tungen nicht notwendig und kann geändert werden:

Microsoft Teams_Datensammlung BING
Microsoft Teams_Konfiguration BING

8. Unter­neh­mens­an­wen­dungen

Software as a Service (SaaS) Dienste wie Office 365 und Micro­soft Teams können sehr einfach über Apps funktional erwei­tert werden. Diese Erwei­te­rung durch Apps gibt es auf verschie­denen Ebenen. Eine Ebene ist die direkte Regis­trie­rung einer Anwen­dung im Azure Active Direc­tory, dem Micro­soft Verzeich­nis­dienst in Office 365. Die dort regis­trierten Anwen­dungen werden im Benut­zer­kon­text ausge­führt und können Zugriff auf alles haben, worauf der Benutzer Zugriff hat. Dies sind neben den Daten in einem Micro­soft Teams aber auch die Basis­in­for­ma­tionen von anderen Schülern in der Schule.

Um einen ungewollten Daten­ab­fluss durch Unter­neh­mens­an­wen­dungen zu verhin­dern, sollten die Benut­zer­ein­stel­lungen für Unter­neh­mens­an­wen­dungen geprüft werden:

https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/StartboardApplicationsMenuBlade/UserSettings/menuId/

Microsoft Teams_Prüfung Benutzereinstellungen

9. Sicher­heits­stan­dards

Micro­soft stellt unter­schied­liche Funktionen zur Umset­zung von Sicher­heits­an­for­de­rungen bereit, einige sind in der A1 Lizenz enthalten, andere benötigen weitere Lizenzen.

Zumin­dest in Office 365 für Unter­nehmen werden die sogenannten Sicher­heits­stan­dards unter­dessen standard­mäßig aktiviert. Durch die Sicher­heits­stan­dards werden gewisse Vorein­stel­lungen aktiviert, unter anderem (eine vollstän­dige Liste ist hier):

  • Mehrstu­fige Anmel­dung / Zweifaktor Authen­ti­fi­zie­rung / Multi Faktor Authen­ti­fi­zie­rung für Adminis­tra­toren und Anwender, dadurch kein „Account-Sharing“
  • Zusätz­li­cher Schutz für Administratorkonten
  • Blockieren veral­teter Verfahren zur Benutzeranmeldung

 

Für Unter­nehmen sind diese Sicher­heits­stan­dards in der Regel absolut sinnvoll und umsetzbar. Die Nutzung eine Zwei-Faktor Authen­ti­fi­zie­rung an Schulen für Schüler setzt neben einem eigenen Mobil­te­lefon auch den sorgsamen Umgang damit voraus. Beides ist zumin­dest ein Grund und weiter­füh­renden Schulen nicht gegeben, an Berufs­schulen mag dies anders sein.

Die Einstel­lungen zu den Sicher­heits­stan­dards finden Sie hier.

Microsoft Teams_Sicherheitsstandards

10. Gastzu­griff – Einstel­lungen für externe Zusammenarbeit

Standard­mäßig ist der sogenannte Gastzu­griff (Externe Zusam­men­ar­beit) aktiviert, d.h. es können auch Personen außer­halb der Schule in Ihr Office 365 einge­laden und berech­tigt werden. Gerade im Schul­um­feld ist dies kritisch zu betrachten, da gerade Grund­schüler nicht zwischen Personen aus dem Schul­um­feld und Personen von außer­halb der Schule unter­scheiden können.

Die Einstel­lungen für externe Zusam­men­ar­beit ist über den Direkt­link https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/ActiveDirectoryMenuBlade/UserSettings zu konfigurieren:

Microsoft Teams_Einstellungen externe Zusammenarbeit

11. Branding von Office 365

Um die Identi­fi­ka­tion mit Office 365 zu erhöhen und auch die Verwechs­lungs­ge­fahr mit anderen Office 365 Mandanten zu verhin­dern, ist angeraten das eigene Office 365 durch ein eigenes Farbschema und das Schul­logo kennt­lich zu machen.

Durch die folgende exempla­ri­sche Konfi­gu­ra­tion für das benut­zer­de­fi­nierte Design wird die Kopfzeile in Office 365 angepasst (Logo + Farbe, ggf. Hintergrundbild).

Microsoft Teams_Branding Office365
Microsoft Teams_Einstellungen Organisation

Hinweis: Micro­soft Teams ist einer der wenigen Dienste in Office 365, der nicht die angepasste Kopfzeile von Office 365 verwendet. Wenn jemand aber aus Teams heraus Share­Point öffnet, oder sich direkt über https://portal.office.com einloggt, dann wird die angepasste Kopfzeile angezeigt.

Zusätz­lich sollte der Anmel­de­dialog visuell gestaltet werden.

Über https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/ActiveDirectoryMenuBlade/LoginTenantBranding kann eine neue Konfi­gu­ra­tion (Konfi­gu­ra­tionen sind Sprach­va­ri­anten) angelegt werden. Die Optionen zur Anpas­sung sind selbsterklärend.

Microsoft Teams_Konfiguration Unternehmensbranding
Microsoft Teams_Konfiguration Unternehmensbranding-2

Der neue Anmel­de­dialog würde dann z.B. so aussehen:

Microsoft Teams_Anmeldedialog

Hinweis: Das Hinter­grund­bild kann geändert werden. Ein an die Jahres­zeit oder ein thema­tisch angepasstes Hinter­grund­bild sorgt für Erheiterung.

12. Lizenz­ver­gabe und Lizenzoptionen

Standard­mäßig wird die Lizenz “Office 365 A1 für Schüler und Studenten“ mit einer Vielzahl an Diensten, den sogenannten Lizenz­op­tionen gelie­fert. Auch wenn in der Desktop­ver­sion und der mobilen Version von Micro­soft Teams nur Teams Funktionen angezeigt werden, so stehen in der Webver­sion von Micro­soft Teams oder beim Einstieg über https://portal.office.com deutlich mehr Dienste zur Verfügung.

Wie oben im Text beschrieben, haben wir bereits zwei Gruppen angelegt, die wir unter anderem für die Lizenz­zu­wei­sung nutzen wollen. Die Lizenz­zu­wei­sung an eine Gruppe erfolgt im Azure Active Direc­tory. Dort ist die jewei­lige Gruppe auszuwählen:

https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/GroupsManagementMenuBlade/AllGroups

Microsoft Teams_Gruppenauswahl Active Directory

Die Lizenz “Office 365 A1 für Schüler und Studenten“ umfasst folgende Lizenzoptionen:

  • Project for Office (Plan E1)
  • Common Data Service
  • Educa­tion Analytics
  • Micro­soft Kaizala Pro
  • White­board (Plan 1)
  • Office Mobile Apps for Office 365
  • To-Do (Plan 2)
  • Azure Active Direc­tory Basic for EDU
  • School Data Sync (Plan 1)
  • Micro­soft Stream for O365 E3 SKU
  • Micro­soft Teams
  • Micro­soft StaffHub
  • Power Automate for Office 365
  • Power Apps for Office 365
  • Azure Rights Management
  • Micro­soft Forms (Plan 2)
  • Micro­soft Planner
  • Sway
  • Yammer for Academic
  • Office for the web (Educa­tion)
  • Skype for Business Online (Plan 2)
  • Share­Point Plan 1 for EDU
  • Exchange Online (Plan 1)

 

Je nach geplantem Einsatz­zweck sind unter­schied­liche Lizenz­op­tionen zu vergeben. Die Ausar­bei­tung des passenden Lizenz­op­tionen erfor­dert Kenntnis der Dienste und der Abhän­gig­keiten. Weniger ist mehr!

Der Ansatz kann auch für Lehrkräfte adaptiert werden, in Micro­soft Office 365 z.B. auch für Unter­richts­vor­be­rei­tung, die Dokument­er­stel­lung, als E‑Mail-Kommu­ni­ka­tion, etc.

13. Anlage von Teams kontrollieren

Schüler und Lehrer haben die Möglich­keit eigene Teams Arbeits­räume einzu­richten. Die Einrich­tung und Verwal­tung der Teams Arbeits­raume sollte an Grund­schulen ausschließ­lich durch die Lehrkräfte erfolgen.

Microsoft Teams_Teams Arbeitsräume

Das Recht zur Anlage eines Teams Arbeits­raumes hängt an dem Recht, sogenannte Office 365 Gruppen (bzw. unter­dessen heißen diese Micro­soft 365 Gruppen) anzulegen. Diese Konfi­gu­ra­tion erfolgt über Power­Shell. Beschrieben ist es hier.

Mit diesem Beispiel-Skript konfi­gu­rieren wir die Rechte für die Teams Anlage, so dass nur Mitglieder der Gruppe Lehrkräfte (haben wir weiter oben angelegt) Arbeits­räume in Micro­soft Teams anlegen können:

Microsoft Teams_Arbeitsräume Lehrer

Nach erfolg­rei­cher Konfi­gu­ra­tion können nur noch Mitglieder der Gruppe Lehrkräfte Teams anlegen. Für einen Schüler fehlt die Option.

Microsoft Teams_Gruppenzugang

14. Anlage von Share­Point Sites kontrollieren

Micro­soft Share­Point wird als Dienst in Teams verwendet, kann aber auch ohne Teams genutzt werden. Standard­mäßig kann jeder Benutzer neue Share­Point Sites erstellen.

Microsoft Teams_Anlage SharePoint Sites

Dies ist im Schul­um­feld unpas­send und kann im Share­Point Admin Center deakti­viert werden.

Microsoft Teams_Deaktivierung SharePoint Sites
Microsoft Teams_Deaktivierung SharePoint Sites

Nach einigen Minuten greift die Einstel­lung und der Link „Website erstellen“ wird nicht angezeigt.

15. Externe Chats

Mit den Standard­ein­stel­lungen ist es möglich, schul­über­grei­fend mit Anwen­dern aus anderen Office 365 Mandanten bzw. Skype zu chatten. Darüber können Schul­kinder von Personen außer­halb der Schule direkt über den Chat angeschrieben werden. Diese Vorein­stel­lung sollte in jedem Fall geprüft werden.

Über White­lists / Backlists können die Einstel­lungen auf Domain­level vergeben werden. Der White­list Ansatz ist sinnvoll, wenn die Schule mehrere Office 365 Mandanten hat.

Über das Teams Admin Center können die Vorein­stel­lungen geändert werden.

Microsoft Teams_Externe Chats

16. Anonyme Besprechungsteilnehmer

Zu jedem Online Meeting in Micro­soft Teams gibt es einen Direkt­link, über den Teilnehmer an der Bespre­chung teilnehmen können. Wird dieser Link an Dritte weiter­ge­geben, können diese ebenfalls dem Meeting beitreten.

Standard­mäßig ist in den Micro­soft Teams Bespre­chungs­ein­stel­lungen die Teilnahme von anonymen Benut­zern aktiviert. Diese kann einfach deakti­viert werden. Die Deakti­vie­rung gilt für den ganzen Office 365 Mandant.

Wichtig: Bei Deakti­vie­rung des anonymen Zugriffs für den Office 365 Mandant ist es der Schul­lei­tung oder Gremien (wie z.B.: Eltern­beirat) nicht möglich, diesen Office 365 Mandant für Bespre­chungen mit anonymen Teilneh­mern (z.B.: Eltern) durch­zu­führen. Dies betrifft Online-Schul­kon­fe­renzen, Online-Eltern­abende, Eltern­bei­rats­sit­zungen, etc.

Abhilfe schafft ein Multi-Mandanten Ansatz.

Microsoft Teams_Einstellungen Drittanbieter

17. Apps in Micro­soft Teams

Durch die weiter oben getrof­fenen Einstel­lungen für Office Store sind auch Apps für Dritt­an­bieter in Teams deakti­viert. Die Nutzung von Apps von Dritt­an­bie­tern setzt weitere Klärung bzgl. Lizen­sie­rung, Daten­hal­tung und Daten­schutz voraus und müsste im Bedarfs­fall durch­ge­führt werden.

Die Nutzung gewünschter Dritt­an­bieter Apps wie z.B. Moodle kann über White­list bzw. Einstel­lungen für Benut­zer­de­fi­nierte Apps ermög­licht werden.

Microsoft Teams_Einstellungen Drittanbieter

18. Richt­li­ni­en­pa­kete in Micro­soft Teams

Die Funktionen inner­halb Teams können umfang­reich über Richt­li­nien, die Personen oder Gruppen zugewiesen werden können, gesteuert werden. Es gibt eine Vielzahl von Richt­li­nien, nachste­hende sind die aktuellen:

  • Bespre­chungs­richt­linie
  • Nachrich­ten­richt­linie
  • Richt­linie für Liveereignisse
  • App-Berech­ti­gungs­richt­linie
  • App-Einrich­tungs­richt­linie
  • Richt­linie zum Parken von Anrufen
  • Anruf­richt­linie
  • Anrufer-ID-Richt­linie
  • Teams-Richt­linie
  • Update­richt­linie
  • Notruf­richt­linie
  • Richt­linie zur Weiter­lei­tung von Notrufen
  • Wählplan
  • VoIP-Routing­richt­linie

 

Micro­soft stellt sogenannte Richt­li­ni­en­pa­kete zusammen. Die Richt­li­ni­en­pa­kete umfassen folgende Richtlinien:

  • Nachrich­ten­richt­linie
  • Bespre­chungs­richt­linie
  • App-Setup­richt­linie
  • Anruf­richt­linie
  • Richt­linie für Liveereignisse

 

Für den Bildungs­be­reich stellt Micro­soft folgende Richt­li­ni­en­pa­kete zur Verfügung:

  • Bildung (Hochschul­stu­die­rende): Dieses Richt­li­ni­en­paket ist darauf ausge­legt, einen Satz von Richt­li­nien zu erstellen und diese Einstel­lungen auf Hochschul­stu­denten in Ihrer Organi­sa­tion anzuwenden.
  • Bildungs­wesen (Grundschüler(in) verwendet Remote-Learning): Dieses Richt­li­ni­en­paket dient dazu, eine Reihe von Richt­li­nien zu erstellen, die für Grund­schü­le­rinnen und ‑schüler gelten, um die Sicher­heit und Zusam­men­ar­beit der Schüle­rinnen und Schüler bei der Verwen­dung von Remote Learning zu maximieren.
  • Bildungs­wesen (Grundschullehrer(in) verwendet Remote-Learning): Dieses Richt­li­ni­en­paket dient dazu, eine Reihe von Richt­li­nien zu erstellen, die für Grund­schul­leh­re­rinnen und ‑lehrer gelten, um die Sicher­heit und Zusam­men­ar­beit von Schüle­rinnen und Schülern bei der Verwen­dung von Remote Learning zu maximieren.
  • Bildung (Grund­schüler): Dieses Richt­li­ni­en­paket ist darauf ausge­legt, einen Satz von Richt­li­nien zu erstellen und diese Einstel­lungen auf Grund­schüler in Ihrer Organi­sa­tion anzuwenden.
  • Bildung (Schüler weiter­füh­render Schulen): Dieses Richt­li­ni­en­paket ist darauf ausge­legt, einen Satz von Richt­li­nien zu erstellen und diese Einstel­lungen auf Schüler weiter­füh­render Schulen in Ihrer Organi­sa­tion anzuwenden.
  • Bildung (Lehrer): Dieses Richt­li­ni­en­paket ist darauf ausge­legt, einen Satz von Richt­li­nien zu erstellen und diese Einstel­lungen auf Erzieher in Ihrer Organi­sa­tion anzuwenden.

 

Die Richt­li­ni­en­pa­kete können derzeit leider nur Benut­zern zugewiesen werden. Die Zuwei­sung an Gruppen ist zum Zeitpunkt dieses Beitrages in Private-Preview.

Die Richt­li­nien lassen sich granular anpassen. Die Richt­li­ni­en­zu­wei­sung greifen zeitverzögert.

 

Exempla­ri­sche Zuwei­sung einer Richt­linie (hier der Nachrich­ten­richt­linie „Education_SecondaryStudent“) an die oben erstelle Gruppe „Schüler“. Es ist auch möglich, eine eigene Richt­linie zu erstellen und diese zuzuweisen und anzupassen.

Microsoft Teams_Richtlinienzuweisung

Die Einstel­lungen in der Richt­linie lassen sich anpassen. Auch wenn es aufwändig ist, sollten die Richt­li­ni­en­ein­stel­lungen – vor allem für die Nachrich­ten­richt­linie und der Bespre­chungs­richt­linie — genau geprüft werden, da hier wichtige Vorein­stel­lungen konfi­gu­riert werden können:

  • Nachrich­ten­richt­linie
    • Bearbeiten / Löschen von Nachrichten zulassen?
    • Lesebe­stä­ti­gungen erlauben
    • Chat erlauben? Dies betrifft Chats zwischen Schüle­rInnen, aber auch Chats Schüle­rInnen <> Lehrkräfte, betrifft aber nicht den Chat als Teil einer Besprechung.
  • Bespre­chungs­richt­linie
    • Sollen Schüler selbst Online­mee­tings organi­sieren dürfen?
    • Aufzeich­nung von Bespre­chungen deaktivieren!
    • Nutzung der Lobby, um zu verhin­dern, dass Dritte über einen geteilten Meeting Link direkt in der Video­be­spre­chung landen

 

Hier ein Vergleich der Einstel­lungen zweier unter­schied­li­cher Nachrichtenrichtlinien.

Microsoft Teams_Nachrichtenrichtlinie

Die Richt­li­ni­en­pa­kete für den Bildungs­be­reich sind hier näher beschrieben: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/policy-packages-edu

19. E‑Mail-Postfach

Bei Zuwei­sung der A1 Lizenz mit allen Lizenz­op­tionen (Standard­ein­stel­lung) erhält der Anwender unter anderem auch eine vollwer­tige Mailbox in Office 365. Von der Bereit­stel­lung von Mailboxen für die Grund­schüler ist abzuraten, da Grund­schüler die Funkti­ons­weise von Email­pro­grammen nicht einschätzen können. Die Bereit­stel­lung einer Mailbox ist an die Lizenz­op­tion „Exchange Online (Plan 1)“ gekoppelt.

Falls Mailboxen benötigt werden sollten, sollte ggf. der Versand nach Extern und der Empfang von Emails von Extern über Richt­li­nien im Exchange Online einge­schränkt werden.

Durch unter­schied­liche Lizenz­zu­wei­sungen an Lehrkräfte und Schüle­rInnen kann ein E‑Mail-Postfach auch nur für Lehrkräfte bereit­ge­stellt werden.

20. Kennwor­t­än­de­rung

Bei der ersten Anmel­dung muss das Initi­al­kenn­wort geändert werden. Standard­mäßig laufen die Kennwörter nicht ab. Die Vorein­stel­lung zur Kennwor­t­än­de­rung hängt noch von weiteren Parame­tern wie z.B. dem Anlage­zeit­punkt des Office 365 Mandant ab. Daher ist es ratsam, die Kennwort­ab­lauf­richt­linie zu prüfen.

Microsoft Teams_Kennwortänderung

Die Funktion Self-Service-Kennwort­zu­rück­set­zung ist standard­mäßig nicht einge­schaltet. Eine Kennwort­zu­rück­set­zung kann daher nur über einen Benut­zer­ad­mi­nis­trator über das Office 365 Admin Portal erfolgen.

Microsoft Teams_Self-Service-Kennwortzurücksetzung

Alter­nativ kann die Funktion Self-Service-Kennwort­zu­rück­set­zung aktiviert werden. Dadurch sind beim ersten Anmelden zusätz­liche Sicher­heits­fragen und weitere Kontakt­mög­lich­keiten (E‑Mail, Telefon­nummer) zu hinter­legen. Dazu benötigt ein Grund­schul­kind Unter­stüt­zung der Eltern.

Die Micro­soft Dokumen­ta­tion zur Aktivie­rung der Funktion der Funktion Self-Service-Kennwort­zu­rück­set­zung finden Sie hier.

21. Anlage von Klassenteams

Die Anlage von Klassen­teams kann entweder durch den oben erwähnten School Data Sync erfolgen, oder aber auch manuell durch einen Adminis­trator oder die Lehrkräfte erfolgen.

Lehrkräfte können eigene Teams anlegen. Der Team Typs Kurs ist für den Einsatz an Schulen bereits vor konfiguriert.

Microsoft Teams_Team Typ Kurs
Microsoft Teams_Team Typ Erstellung

Im nächsten Schritt sind die Lehrer und Schüler zu berechtigen.

Microsoft Teams_Berechtigung Team Typ

Die Lehrer eines Teams sind für die richtigen und sinnvollen Einstel­lungen im Team zuständig:

  • Über den Tab Mitglieder werden die Rechte vergeben
  • Die Einstel­lungen sollten geprüft werden
Microsoft Teams_Rechte Mitglieder

22. Einrich­tung eines Teams pro Klasse

Die ersten Schritte für eine Lehrkraft, um ein Klassen­team einzu­richten, ist in diesem Blog beschrieben und umfasst folgende Themen:

  1. Modera­ti­ons­funk­tion in Kanälen
  2. Unter­hal­tung oder Ankündigung?
  3. Klassen­chat – Kanal oder Gruppe?
  4. Bespre­chung planen
  5. Modera­toren und Teilnehmer
  6. Anonyme Teilnehmer im Meeting?
  7. Hand heben
  8. Teilneh­mer­liste herunterladen
  9. Meeting beenden
  10. Kalender pro Kanal
  11. Bonus: Wer hat wen stumm geschaltet oder aus dem Meeting entfernt?

Rückfragen zum Thema? Oder ein anderes Anliegen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir unter­stützen Sie gerne.

 

Joachim von Seydewitz

Joachim von Seydewitz

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