Projekt­bei­spiel – Share­Point Online als Intranet konzern­weit nutzen

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Ziel des Projektes war es, ein neues Intranet auf Basis von Share­Point Online für einen weltweiten Konzern in der bestehenden Multi-Tenant Umgebung aufzu­setzen und die Inhalte aus dem alten Intranet (Coyo) nach Share­Point Online zu migrieren.

Das Projekt konnte erfolg­reich im Rahmen des Budgets und der Zeitpla­nung abgeschlossen werden.

Technik

  • Erarbei­tung der Infor­ma­ti­ons­ar­chi­tektur (Sites und Naviga­tion) in SharePoint
  • Einrich­tung einer modernen Share­Point Home Site mittels Site-Swap
  • Aufbau einer zentralen HubSite Struktur mit Globaler Navigation
  • Automa­ti­sierte Bereit­stel­lung der benötigten Share­Point Commu­ni­ca­tion Sites
  • Einrich­tung der sogenannten Organiz­a­tion Assets zur zentralen Bereit­stel­lung von Unter­neh­mens­bil­dern und zur Vertei­lung von Office Dokument­vor­lagen
  • Bereit­stel­lung eines unter­neh­mens­weiten Farbschemas
  • Erarbei­tung Rollen- und Rechte­kon­zept: Projekt-Admins / Redak­teure / Support
  • Defini­tion von Azure AD Gruppen für Audience Targe­ting und Nutzung Audience Targe­ting in Naviga­tion und Pages
  • Integra­tion definierter Teamsites in den Intranet Hub
  • Einfüh­rung von Unter­neh­mens­nach­richten (OrgNews)
  • Einfüh­rung multi­lin­gualer Share­Point Sites; Nutzung der Überset­zungs­funk­tion für News und Pages
  • Einrichten von Page Approval Workflows mit Power Automate
  • Einrichten von Page/News Scheduling
  • Rollout der Share­Point App Bar mit Globaler Navigation
  • Rollout Micro­soft Teams VIVA connec­tions
  • Rollout der Share­Point Mobile App
  • Integra­tion externer Dienste in das Intranet, z.B. Aktienticker

Change Manage­ment & Adoption

  • Schulung der Redakteure 
    • Erstel­lung News / Pages
    • Nutzung der Webparts in den News / Pages
    • Einbin­dung von Medien (Videos, Podcasts) mittels Micro­soft Stream und Micro­soft Sway
    • Erstel­lung von Umfragen mittels Micro­soft Forms
    • Einbin­dung von Externen Inhalten wie Twitter, YouTube
    • Nutzung News / Page Translation
    • Freiga­be­work­flows
  • Bereit­stel­lung von Share­Point Pages als Wiki für die Redakteure
  • Konti­nu­ier­liche Beglei­tung der Redak­teure, Vermitt­lung von Best Practices
  • Einfüh­rung einer Editors-Commu­nity zum Austausch der Redakteure
  • Nutzung der Search Bookmarks in der Micro­soft Search, um definierte Begriffe in der Suche zu promoten
  • Konti­nu­ier­liche Einfüh­rung neuer Funktionen wie Collap­sible Sections, Boost News, etc.
  • Unter­stüt­zung bei indivi­du­ellen Forma­tie­rungen von spalten und Ansichten (JSON)

Migra­tion

  • Teilau­to­ma­ti­sierte Migra­tion von Inhalten von Coyo nach SharePoint
  • Manuelle Migra­tion der Inhalte von Coyo nach Share­Point Online durch netunite
  • Coaching der Redakteure

 

Gover­nance & Security

  • Integra­tion des Intra­nets in die bestehende Multi-Tenant Struktur
  • Integra­tion in bestehende Prozess­land­schaft wie Gast-/Site Provi­sio­ning und Gast-/Site Lifecycle / Expiration
  • Die Umset­zung erfolgte unter Beach­tung der konzern­weiten Sicher­heits­vor­gaben wie Sensi­ti­vity Labels, Gast-Sharing, Condi­tional Access und Multi-Faktor Authentifizierung

Branche: Automo­tive | Mitar­bei­ter­an­zahl: 90.000 berech­tigte Anwender weltweit

Joachim von Seydewitz

Solution Archi­tect



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