Intranet des Jahres Goethe Institut

Intranet-Erfolg dank konse­quenter User-Orien­tie­rung: Global 160 Goethe-Insti­tute mit Colla­bo­ra­tion, Dokumenten-mange­ment und Publi­shing-Infra­struktur zu versorgen. Ein kniff­liges Szenario, dessen Lösung mit hoher Anwender-Zufrie­den­heit und einem Intranet-Award gewür­digt wurde.

Ausgangs­lage: Alter­na­tive zur hetero­genen Platt­form-Landschaft

Zu den wichtigste Zielen des Projekt­teams gehörte, den Mitar­bei­tern Möglich­keiten für dezen­trales Publi­zieren zu bieten, Arbeits­räume für jede Art von Teamauf­gaben einzu­richten sowie den Zugriff auf Geschäfts­an­wen­dungen wie SAP über das Portal bereit­zu­stellen. Als Ergän­zung sollte noch ein Extranet dazukommen, das Partner­or­ga­ni­sa­tionen wie Goethe-Zentren, Kultur­ge­sell­schaften oder Sprach­lern­zen­tren verwenden können.

Um unter den nicht alltäg­li­chen Voraus­set­zungen (große Zahl der über den Globus verstreuten Insti­tute mit teilweise beschränkter Netzan­bin­dung) den bestmög­li­chen Service bereit­zu­stellen, war ein leistungs­fä­higes und gut konzi­piertes Intranet notwendig. Vor allem aber sollte das Intranet eine konsis­tente und durch­gän­gige Alter­na­tive zur hetero­genen Vielzahl an vorhan­denen Dokumenten- und Zusam­men­ar­beits-Lösungen bilden, die in der Organi­sa­tion in rund 80 Varianten existierten – von lokalen Laufwerken über File-Shares bis zu Dokumen­ten­ma­nage­ment­sys­temen.

Lösung: Überzeu­gung durch Usabi­lity

Also musste eine andere Einfüh­rungs­stra­tegie her, und die lautete „Überzeu­gung durch Usabi­lity“. Der Grund­ge­danke des Intranet Teams war, mit dem Share­Point-Intranet eine Platt­form zu schaffen, die die Benutzer durch eine einfache Bedie­nung und eine Verbes­se­rung der Produk­ti­vität begeis­tert.

Dass bei einem derar­tigen Ansatz höhere Kosten für die Imple­men­tie­rung entstehen, war den Projekt­ver­ant­wort­li­chen durchaus bewusst. Doch die einfache Gegen­rech­nung dazu lautete: Schlechte Usabi­lity mindert die Produk­ti­vität der Mitar­beiter und zieht hohe Einar­bei­tungs­auf­wände nach sich, was in Summe zu hohen verdeckten Kosten führen würde.

Fazit: Hohe Anwender-Zufrie­den­heit und Intranet Award

Das Intranet im Goethe-Institut erfüllt hochge­steckte Erwar­tungen: Seit Jahren führt das Intranet-Team umfang­reiche Benut­zer­be­fra­gungen durch und hat so die Akzep­tanz­werte ständig im Blick. Das Ergebnis der nutzer­ori­en­tierten Strategie kann sich sehen lassen, wie auch die jüngste anonyme Umfrage wieder einmal bestä­tigte: Auf die Frage, ob das Intranet arbeits­re­le­vante Inhalte zur Verfü­gung stellt, gaben mehr als 70 Prozent der Mitar­beiter des Goethe-Insti­tuts ihre volle Zustim­mung.

Das Ergebnis spiegelt die Leiden­schaft an der Arbeit im Goethe-Institut wieder – sowohl auf Seiten der Mitar­beiter wie der IT. Zudem wird die Meinung auch von externer Stelle geteilt: Für die erfolg­reiche Erwei­te­rung und Migra­tion des Intra­nets wurde im vergan­genen Jahr der Intranet-Award für „das beste Intranet 2013“ verliehen.

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Markus Meyka

Solution Archi­tect

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