SharePoint Online als konzernweites Intranet
Projektreferenz
Ziel des Projektes war es, ein neues Intranet auf Basis von SharePoint Online für einen weltweiten Konzern in der bestehenden Multi-Tenant Umgebung aufzusetzen und die Inhalte aus dem alten Intranet (Coyo) nach SharePoint Online zu migrieren.
Das Projekt konnte erfolgreich im Rahmen des Budgets und der Zeitplanung abgeschlossen werden.
Technik
- Erarbeitung der Informationsarchitektur (Sites und Navigation) in SharePoint
- Einrichtung einer modernen SharePoint Home Site mittels Site-Swap
- Aufbau einer zentralen HubSite Struktur mit Globaler Navigation
- Automatisierte Bereitstellung der benötigten SharePoint Communication Sites
- Einrichtung der sogenannten Organization Assets zur zentralen Bereitstellung von Unternehmensbildern und zur Verteilung von Office Dokumentvorlagen
- Bereitstellung eines unternehmensweiten Farbschemas
- Erarbeitung Rollen- und Rechtekonzept: Projekt-Admins / Redakteure / Support
- Definition von Azure AD Gruppen für Audience Targeting und Nutzung Audience Targeting in Navigation und Pages
- Integration definierter Teamsites in den Intranet Hub
- Einführung von Unternehmensnachrichten (OrgNews)
- Einführung multilingualer SharePoint Sites; Nutzung der Übersetzungsfunktion für News und Pages
- Einrichten von Page Approval Workflows mit Power Automate
- Einrichten von Page/News Scheduling
- Rollout der SharePoint App Bar mit Globaler Navigation
- Rollout Microsoft Teams VIVA connections
- Rollout der SharePoint Mobile App
- Integration externer Dienste in das Intranet, z.B. Aktienticker
Change Management & Adoption
- Schulung der Redakteure
- Erstellung News / Pages
- Nutzung der Webparts in den News / Pages
- Einbindung von Medien (Videos, Podcasts) mittels Microsoft Stream und Microsoft Sway
- Erstellung von Umfragen mittels Microsoft Forms
- Einbindung von Externen Inhalten wie Twitter, YouTube
- Nutzung News / Page Translation
- Freigabeworkflows
- Bereitstellung von SharePoint Pages als Wiki für die Redakteure
- Kontinuierliche Begleitung der Redakteure, Vermittlung von Best Practices
- Einführung einer Editors-Community zum Austausch der Redakteure
- Nutzung der Search Bookmarks in der Microsoft Search, um definierte Begriffe in der Suche zu promoten
- Kontinuierliche Einführung neuer Funktionen wie Collapsible Sections, Boost News, etc.
- Unterstützung bei individuellen Formatierungen von spalten und Ansichten (JSON)
Migration
- Teilautomatisierte Migration von Inhalten von Coyo nach SharePoint
- Manuelle Migration der Inhalte von Coyo nach SharePoint Online durch netunite
- Coaching der Redakteure
Governance & Security
- Integration des Intranets in die bestehende Multi-Tenant Struktur
- Integration in bestehende Prozesslandschaft wie Gast-/Site Provisioning und Gast-/Site Lifecycle / Expiration
- Die Umsetzung erfolgte unter Beachtung der konzernweiten Sicherheitsvorgaben wie Sensitivity Labels, Gast-Sharing, Conditional Access und Multi-Faktor Authentifizierung
Branche: Automotive | Mitarbeiteranzahl: 90.000 berechtigte Anwender weltweit
Region: München | Nürnberg | Ingolstadt
