Wissens­ma­nage­ment mit Share­Point Syntex

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Unter­nehmen verfügen über enorm viel Wissen — doch oft steht es nicht zum richtigen Zeitpunkt für Entschei­dungen zur Verfü­gung. Mit Share­Point Syntex will Micro­soft Firmen helfen, vorhan­denes Wissen zu identi­fi­zieren, zu organi­sieren und im passenden Kontext bereit­zu­stellen. Das Tool ist das erste Produkt aus dem Project Cortex und verwendet KI sowie Machine Teaching, um Inhalte zu verstehen, über Metadaten automa­ti­siert zu verknüpfen und zu verarbeiten. 

Letztes Jahr hat Micro­soft sein ambitio­niertes Project Cortex auf der Ignite 2019 vorge­stellt. Es nutzt Künst­liche Intel­li­genz, um Inhalte, die in Micro­soft 365 erstellt und geteilt werden, team- und system­über­grei­fend zu analy­sieren, Content-Arten zu erkennen und die wichtigsten Infor­ma­tionen zu extra­hieren. Ziel ist es, Prozesse und manuelle Aufgaben beim Wissens­ma­nage­ment zu automa­ti­sieren, vorhan­denes Wissen in einem Unter­nehmen zu finden, zu bündeln und zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und im richtigen Kontext bereitzustellen.

Zusam­men­hänge herstellen

Wissen entsteht, wenn Infor­ma­tionen aus E‑Mails, Dokumenten, Ereig­nissen, Kontakten etc. sinnvoll verknüpft werden, um damit in einem bestimmten Kontext intel­li­gente Business-Entschei­dungen zu treffen. Mit Micro­soft 365 lassen sich alle Dokumente inner­halb einer gemein­samen Daten­struktur speichern. Hinzu kommt Micro­soft Graph, um Bezie­hungen zwischen Inhalten und Personen herzu­stellen. Das Tool zeichnet zwar auf, welcher Mitar­beiter Inhalte erstellt, bearbeitet und freigibt, kann aber keine Zusam­men­hängen zwischen den verschie­denen Dokumenten und Elementen herstellen. Mit Project Cortex will Micro­soft diese Lücke füllen und die Verbin­dung zwischen den relevanten Elementen herstellen.

Project Cortex verspricht eine automa­ti­sierte Analyse aller im Unter­nehmen lagernden Infor­ma­tionen aus Dokumenten und Geschäfts­daten. Dadurch soll mit Hilfe von maschi­nellem Lernen, KI und Graph ein unter­neh­mens­weites Wissens­netz­werk entstehen, das Themen, Inhalte und Personen mitein­ander verknüpft. So erscheinen etwa Themen­karten automa­tisch in Outlook, Word, Share­Point oder Teams, wenn ein Thema erkannt wird. Die Karten zeigen eine Beschrei­bung, Experten, Ressourcen und andere Infor­ma­tionen zu diesem Thema an.

Die Themen erleich­tern die Suche nach Personen auf der Grund­lage ihrer Fähig­keiten, Projekte und Fachkennt­nisse. Wenn man über Micro­soft Search oder Bing nach einem Thema sucht, wird eine Liste der Personen angezeigt, die das Thema zu ihrem Profil hinzu­ge­fügt haben. So ist einfach zu erkennen, wer im Unter­nehmen an welchem Thema arbeitet.

Tutorial: Das kann Share­Point Syntex

Share­Point Syntex ist als erstes Produkt aus dem Project Cortex seit Anfang Oktober allge­mein als Add-on für Firmen mit Micro­soft 365 E3- und E5-Lizenzen verfügbar. Ziel von Syntex ist es, die Inhalte von Share­Point neu zu erschließen, das Fachwissen einzelner Personen zu erfassen und es anderen Mitar­bei­tern im Unter­nehmen bereit­zu­stellen. Die Einrich­tung erfolgt über das Micro­soft 365 Admin Center über Setup im Abschnitt Dateien und Inhalte über den Befehl Inhalts­ver­ständnis automa­ti­sieren.

Share­Point-Syntex kann Dokumente automa­tisch analy­sieren und klassi­fi­zieren. Das funktio­niert im Prinzip über eine trainier­bare KI, die wichtige Metadaten in Dokumenten findet und entspre­chend einordnet. Share­Point Syntex nutzt KI-Modelle zur Verar­bei­tung von drei Haupt­typen von Inhalten: digitale Bilder, struk­tu­rierte oder semistruk­tu­rierte Formu­lare und unstruk­tu­rierte Dokumente wie Handbü­cher oder Verträge.

Für das Verständnis von Inhalten gibt es zwei Modelltypen:

  • Formu­lar­ver­ar­bei­tung: Bei Bildern und semi-struk­tu­rierten Inhalten kommt der Modelltyp Formu­lar­ver­ar­bei­tung zum Einsatz, der mit Hilfe der Power-App-Funktion AI Builder aus einer einzigen Dokumen­ten­bi­blio­thek erstellt wird.
  • Dokumen­ten­ver­ständnis: Dieses Modell für unstruk­tu­rierte Inhalte wird im Inhalts­center von Share­Point Syntex aufge­baut und lässt sich auf mehrere Biblio­theken anwenden.

 

Im Inhalts­center können Nutzer über die grafi­sche Oberfläche und mit Hilfe von Assis­tenten Modelle zum Dokumen­ten­ver­ständnis erstellen und Cloud-Dienste so trainieren, als würden sie die Dokumente selbst lesen und verar­beiten. Diese Modelle sorgen dafür, dass auch in unstruk­tu­rierten Dateien bestimmte Muster oder Phrasen erkannt werden. Micro­soft Share­Point Syntex verwendet dieses Wissen, um Inhalte automa­tisch zu identi­fi­zieren, wichtige Infor­ma­tionen zu extra­hieren und Metadaten-Tags zuzuordnen. Mit diesen Metadaten können Mitar­beiter Inhalte leichter finden.

Automa­ti­sierte Katego­ri­sie­rung von Inhalten

Die Experten im Unter­nehmen trainieren das Tool darin, ein Dokument zu lesen, Schlüs­sel­in­for­ma­tionen zu erkennen und Inhalte automa­tisch zu klassi­fi­zieren. Ein Beispiel: Syntex kann nach dem Training Verträge auswerten und etwa den Wert eines Vertrages, das Ablauf­datum und die verein­barten Kondi­tionen erkennen. Diese Infos werden zu jedem einzelnen Vertrag als Metadaten erfasst, katego­ri­siert und automa­ti­siert weiter­ver­ar­beitet. So ist es dann beispiels­weise möglich, die Namen der jewei­ligen Vertrags­partner zu extra­hieren oder mit Hilfe von Power Automate Workflows einzu­richten, die einen Vertrag bei bestimmten Kondi­tionen automa­ti­siert zur Freigabe an einen Vorge­setzten weiterleiten.

Die Modelle verwenden Inhalts­typen zur Klassi­fi­zie­rung von Inhalten. Die Infor­ma­tionen, die Nutzer aus struk­tu­rierten oder unstruk­tu­rierten Dateien extra­hieren möchten, werden spalten­weise im Schema des Inhalts­typs abgebildet.

Neben dem Verständnis und der Verar­bei­tung von Inhalten lässt sich mit Hilfe von Share­Point Syntex auch die Compli­ance von Inhalten steuern. So können Firmen Sicher­heits- und Compli­ance-Richt­li­nien mit automa­tisch zugewie­senen Vertrau­lich­keits- und Aufbe­wah­rungs­be­zeich­nungen festlegen oder den Zugriff auf bestimmte Dokumente kontrollieren.

Micro­soft wird Share­Point Syntex in den nächsten Monaten weiter ausbauen. Wir halten Sie hier auf dem Laufenden.

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